バックオフィス業務は多くの場合、個々の担当者に依存しがちで、同じ作業を繰り返し行っていることが少なくありません。これにより業務が非効率的になっているのではないかと、不安を感じたことはありませんか。他の会社はどのように効率化を図っているのか知りたい、というお悩みもあることでしょう。

バックオフィス業務の効率化に向けた「無駄」な業務チェックリストを提供します。是非、社内に潜む「無駄」な業務を発見・認識して業務改善のヒントを手に入れましょう。業務効率化の一歩を踏み出す始めの一歩です。

以下に、バックオフィス系業務の課題を「緊急対応が必要」「中期的な対応が必要」「長期的に取り組むべき課題」のカテゴリに振り分けたリストを作成しました。

アナログな業務あるある一覧

**緊急対応が必要な課題**

**労務**

• - 勤怠管理をタイムカードやエクセルなどの表計算ソフトで記入してもらう場合、打刻漏れや集計ミスが発生している。
• - 給与計算で残業代の振込ミスが発生することがある。
• - 個人情報や機密情報が紙ベースで取り扱われており、漏洩リスクがある。
• - 法改正や規制に迅速に対応する仕組みが整っていない。

**経理**

• - 経費精算の書類が手書きやデータ入力で処理され、最終的に印刷して領収書を添付している。
• - 見積書・納品書・請求書を別々に作成しており、効率が悪い。

**総務**

• - 社員名簿や電話内線表を更新のたびに印刷・配布している。
• - 社内の電話応対後、伝言方法が統一されていない（口頭・付箋・携帯留守番電話など）。
• - 情報の検索性が低く、過去の文書やデータを探すのに時間がかかる。
• - 過去の文書やデータが紛失するリスクが高い。

**中期的な対応が必要な課題**

**労務**

• - 入退職手続きが紙媒体で行われている。
• - 有給休暇や残業の申請を紙ベースで処理している。
• - 押印作業や情報転記に多くの手間がかかっている。
• - 従業員データ（マイナンバーなど）が分散して管理されている。
• - 給与明細や源泉徴収票を印刷して個別に手渡している。

**総務**

• - 社内調査のアンケートを紙で実施しており、集計や分析に手間がかかる。
• - 社内文書のファイリングが紙の書庫で行われており、管理が非効率的。
• - バックアップが不十分で、災害や事故でデータが失われるリスクがある。

**人事**

• - 面接日程の調整内容を1人ずつ手作業で作成・連絡している。
• - 採用候補者との連絡を電話や1から作成したメールで行っている。

**長期的に取り組むべき課題**

**労務**

• - 年末調整の問い合わせ対応を口頭や個別メールで行っている。

**総務**

• - 備品購入の申請方法が統一されておらず、口頭・紙・メールでばらつきがある。
• - 覚書や契約書など、合意書類に手書き署名や押印が必要で手間がかかる。

**人事**

• - 履歴書や職務経歴書を手書きで受け取っている。
• - デジタルツールの活用スキルが従業員に十分浸透していない。

**共通業務**

• - 会議のアジェンダや議事録をすべて手書きで記録している。
• - 業務マニュアルが紙ベースや分散したフォルダに保存されている。
• - 各種申請書の承認プロセスが紙ベースで行われている。
• - データが分散しており、部門間の連携がスムーズに進まない。
• - 社内の連絡手段が統一されておらず、情報伝達が遅れることがある。

バックオフィス業務は俗人化することが多く、また同じことを繰り返す作業が多く発生します。リストに当てはまる数が多いほど、業務を見直すべき時です。是非、貴社の「お困りごと」についてお気軽にお問合せください。

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