車両管理ポータブル 操作マニュアル

目次

ふだんの運転で使う操作は「5. 利用開始」と「6. 返却」の2つだけです。運転されるスタッフの方は、まずこの2つをご覧ください。

1. 1ログインとダッシュボード全スタッフ
2. 2車両台帳(一覧・詳細・書類の添付)管理者向け
3. 3車両の登録(車検証の読み取り)管理者向け
4. 4予約とカレンダー全スタッフ
5. 5利用開始とアルコールチェック(運転前)全スタッフ・毎日使う
6. 6返却の記録(運転後)全スタッフ・毎日使う
7. 7運行日報(CSV出力・訂正)管理者向け
8. 8アルコールチェック記録とユーザー管理管理者向け
9. 9困ったとき全スタッフ

1. ログインとダッシュボード

全スタッフ

1. スマホ・パソコンのブラウザで、案内された社内アドレス(例: http://192.168.x.x:7341)を開きます。
2. ログインIDとパスワードを入力して「ログイン」を押します。
3. 最初に表示されるダッシュボードで、その日の状況を確認できます。
   • 延滞：終了予定を過ぎても返却されていない車両
   • 使用中：いま外に出ている車両
   • 本日の予約：今日これから使われる予約
   • 期限アラート：車検・自賠責・任意保険・免許の期限が30日以内のもの

※ 初回ログイン時は、パスワードの変更を求められる場合があります。画面の案内に従って新しいパスワードを設定してください。

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2. 車両台帳(一覧・詳細・書類の添付)

管理者向け一覧・詳細の閲覧は全スタッフできます

1. 上部メニューの「車両」を開くと、登録済みの車両が一覧で表示されます。状態(使用可・使用中・休止など)やキーワードで絞り込めます。
2. 車両名を押すと詳細画面が開き、車検満了日・保険の期限・車台番号などの登録情報を確認できます。
3. 添付書類の「ファイルを追加」から、保険証券・車検証の控え・リース契約書などの画像・PDFを添付できます(1ファイル10MBまで・追加と削除は管理者のみ)。
4. ステータス変更では、休止・廃車・復帰などの状態変更を理由付きで記録できます。消化前の予約が残っている場合は、キャンセルの確認画面が表示されます。

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3. 車両の登録(車検証の読み取り)

管理者向け

1. 車両一覧の「＋ 車両を登録」を押します。
2. 「📷 車検証画像を選ぶ」から、スマホで撮影した車検証の写真を選びます。電子車検証・軽自動車の車検証の両方に対応しています。
3. 二次元コードと文字読み取り(OCR)が、ナンバー・車台番号・型式・初度登録年月などを自動入力します。読み取りには数十秒〜1分ほどかかります。
4. 自動入力はあくまで下書きです。「要確認」表示の項目は、必ず車検証の原本と照合してください。車検満了日が推定値の場合も、原本(電子車検証はICタグ／閲覧アプリ)でご確認ください。
5. 車両名(例: 送迎1号車)を入力し、「登録する」で完了です。もちろん、画像を使わず手入力だけでも登録できます。

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4. 予約とカレンダー

全スタッフ

1. 上部メニューの「予約」で予約の一覧を、「カレンダー表示」で月・週・日のカレンダーを確認できます。
2. 「＋ 予約を登録」から、車両・使用目的・使用者・運転者・開始/終了日時を入力します。送迎の場合は、送迎対象者やルート名も記録できます。
3. 同じ車両の時間帯が重なる予約は、システムが自動でブロックします。
4. 車検切れの車両や、免許期限切れ・運転不可のスタッフを運転者にした予約も、登録時に自動でチェックされます。
5. 予約の変更・キャンセルは、一覧の「変更」「キャンセル」から行えます。

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5. 利用開始とアルコールチェック(運転前)

全スタッフ・毎日使う

1. 上部メニューの「運行」→「＋ 利用を開始」を押します。
2. 予約から開始(予約済みの場合)か、即時利用(予約なしで今すぐ使う場合)を選びます。予約からの開始は、開始時刻の30分前から選択できます。
3. 出発時の走行距離計(メーター値)と行き先を入力します。
4. アルコールチェック(運転前)を入力します。確認者名・確認方法(対面/対面以外)・検知器の使用・酒気帯びの有無を記録します。直行直帰などで対面できない場合は、「対面以外」を選んで電話・カメラなどの具体的な方法を記録してください。
5. 「利用を開始」を押すと、車両が「使用中」になります。

※ 酒気帯び「あり」の場合は利用を開始できません。確認記録のみが保存され、車両は動かせない仕組みです。

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6. 返却の記録(運転後)

全スタッフ・毎日使う

1. 「運行」画面の一覧から、返却する車両の「返却する」を押します。
2. 帰着時の走行距離計を入力します。走行距離は自動計算されます。
3. 給油した場合は「給油した」にチェックを入れて給油量を入力します。
4. 車両の異常・事故・忘れ物があった場合はチェックを入れ、内容を記録します(異常内容・事故の状況は入力必須になります)。
5. アルコールチェック(運転後)を入力し、「返却を記録」で完了です。車両は「使用可」に戻ります。

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7. 運行日報(CSV出力・訂正)

管理者向け訂正は管理者・安全運転管理者のみ

1. 上部メニューの「日報」で、運行記録の一覧を確認できます。日付・車両・運転者で絞り込みできます。
2. 「CSVダウンロード」で、表示中の記録をCSVファイルとして保存できます。Excelでの集計や保管用の出力にお使いください。
3. 入力誤りがあった場合は、返却済みの記録の「訂正」から修正できます(管理者・安全運転管理者のみ)。
4. 訂正には訂正理由の入力が必須です。いつ・誰が・どの項目をどう変えたかが「訂正履歴」として残り、法令上の記録としての信頼性を保ちます。
5. 返却操作を忘れていた場合も、出発・帰着日時を実際の時刻に訂正して確定し直せます。

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8. アルコールチェック記録とユーザー管理

管理者向け

1. 上部メニューの「アルコール」(管理者・安全運転管理者のみ)で、運転前後のチェック記録を一覧できます。期間・車両・運転者で絞り込み、CSVで出力できます。
2. 記録は法令により1年間の保存が必要です。本ソフトには記録の削除機能がないため、保存義務を自然に満たせます。
3. 「ユーザー」(管理者のみ)では、スタッフの登録・権限設定・免許期限の管理ができます。免許期限が切れた運転者は、予約の段階で自動的にブロックされます。
4. スタッフが多い場合は「CSVで一括管理」から一括登録できます。登録時に発行される初期パスワード一覧は、その場でしかダウンロードできないためご注意ください。

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9. 困ったとき

全スタッフ

パスワードを忘れてしまった

スタッフの方は、管理者にパスワードの再発行(リセット)を依頼してください。管理者ご自身のパスワードが分からなくなった場合の緊急リセット手順は、導入時にお渡しする管理者向け資料に記載しています(親機のパソコンを直接操作できる方だけが実行できる安全な仕組みです)。

画面が開かない・つながらない

親機のパソコンが起動しているか、端末が同じ社内ネットワーク(Wi-Fi)につながっているかをご確認ください。親機の再起動後は、ソフトも自動的に使える状態に戻ります。

データの控え(バックアップ)を取りたい

ソフトは起動のたびに自動でバックアップを作成しています(10世代)。手動で控えを取りたい場合は、親機のデータフォルダをそのままUSBメモリなどへコピーしてください。

操作方法をスタッフに教えたい

このマニュアルページのURLをそのまま共有してください。スタッフが日常で使うのは「5. 利用開始」と「6. 返却」の2つだけです。

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