バックオフィス業務は多くの場合、個々の担当者に依存しがちで、同じ作業を繰り返し行っていることが少なくありません。これにより業務が非効率的になっているのではないかと、不安を感じたことはありませんか。他の会社はどのように効率化を図っているのか知りたい、というお悩みもあることでしょう。

バックオフィス業務の効率化に向けた「無駄」な業務チェックリストを提供します。是非、社内に潜む「無駄」な業務を発見・認識して業務改善のヒントを手に入れましょう。業務効率化の一歩を踏み出す始めの一歩です。

こんな業務ありませんか？

• 採用候補者への主な連絡手段が電話であったり、メールを1から作成している。


• 面接日程の決定事項など、1人1人に対してその都度内容を作成・連絡している。


• 履歴書や職務経歴書といった書類を「手書き」で受けとっている。


• 入退職手続きは紙媒体でおこなっている。


• 勤怠管理をタイムカードやエクセルなどの表計算ソフトで記入してもらう場合、打刻漏れや集計ミスが発生している。


• 有給休暇の取得や残業の申請など、紙ベースで処理している。


• 押印作業や後日「労務管理」として利用するために、情報を転記している。


• 「従業員データ（マイナンバーなどの基本情報）」が別々に管理・更新されている。


• 社内調査で「アンケート」などを実施する際、紙に記入してもらう方法を採用しているため、集計や分析に手間がかかっている。


• 備品購入の申請方法が統一されておらず、口頭・紙・メールなどバラバラである。


• 社員名簿・電話内線表などを、更新のたびに印刷・配布している。


• 年末調整に関する「お問い合わせ」などに返答する際、その都度口頭で伝えたり、個別にメールしている。


• 経費精算の書類を手書き、もしくはデータ入力の場合でも最終的に印刷して領収書を添付している。


• 給与計算を慎重におこなっても、残業代の振り込みに誤りがあるといったことが起きている。


• 給与明細や源泉徴収票などを、従業員1人1人に印刷して手渡している。


• 見積書・納品書・請求書などを別々に作成している。


• 社内の電話応対後、担当者への伝言方法が口頭・付箋・携帯の留守番電話など、統一されていない。


• 決算書の作成時に「法改正」を確認する場合など、情報共有のたびに会議を開いている。


• 会議のアジェンダや議事録はすべて手書きされている。


• 業務マニュアルが紙ベースまたは各自のパソコンやフォルダに分散している。


• 各種申請書の承認プロセスが紙ベースで行っている。


• 社内文書のファイリングは書庫で保管している。


• 覚書や契約書など、合意書類は手書き署名に押印している。

バックオフィス業務は俗人化することが多く、また同じことを繰り返す作業が多く発生します。リストに当てはまる数が多いほど、業務を見直すべき時です。是非、貴社の「お困りごと」についてお気軽にお問合せください。